Application Suivi-Évaluation
Un système intégré pour la gestion et l'évaluation continue des activités du projet.
À propos du système de suivi-évaluation
Le système proposé vise à centraliser et à simplifier le suivi des activités du projet . Ce système web est accessible via ordinateur, tablette ou téléphone Android et permet à tous les acteurs du projet de gérer efficacement la planification, le suivi des résultats et l’archivage des documents. Grâce à des outils d’évaluation et de reporting, chaque acteur pourra facilement interagir avec le système pour une gestion optimisée des activités.
Fonctionnalités Clés
Le système de suivi-évaluation intégré propose des outils pour une gestion efficace des activités, du suivi des performances et des résultats. Chaque fonctionnalité est conçue pour répondre aux besoins spécifiques des différents utilisateurs, allant des responsables de la planification aux gestionnaires de l’évaluation.
Planification et Budgétisation des Activités
Cette fonctionnalité permet de définir des objectifs, de planifier les activités, et d’allouer les ressources nécessaires à leur réalisation. Le Coordonnateur Général et les Coordonnateurs Techniques ont la capacité de créer, approuver et suivre les plans de travail. Chaque Porteur d'Activité peut planifier et ajuster les détails de leurs activités spécifiques, y compris les ressources et les échéances.
Suivi des Activités et Résultats
Les utilisateurs peuvent suivre l’avancement des activités en temps réel. Le système permet de saisir des données, de suivre les progrès des tâches et de comparer les résultats obtenus aux objectifs fixés. Le Coordonnateur Général a un accès global au projet, tandis que les Coordonnateurs Techniques ne peuvent visualiser que les résultats des activités qu’ils supervisent.
Visualisation des Indicateurs de Performance
Le système génère des rapports interactifs qui permettent de visualiser les indicateurs clés du projet. Ces indicateurs aident à évaluer l’efficacité des activités. Le Coordonnateur Général et les Coordonnateurs Techniques peuvent visualiser ces données à travers des graphiques et des tableaux de bord.
Archivage et Gestion des Documents
Le système permet de stocker et d’organiser tous les documents relatifs au projet, y compris les rapports mensuels, les audits, et les contrats. Chaque utilisateur peut télécharger, consulter et gérer les documents relatifs à leur rôle spécifique, avec un contrôle d’accès pour assurer la sécurité des informations sensibles.
Alertes et Notifications
Le système envoie des notifications pour alerter les utilisateurs sur les retards dans la mise en œuvre des activités, la soumission des rapports ou toute modification importante du projet. Les Porteurs d'Activités recevront des notifications de rappel en cas de retard supérieur à un mois.
Administration du Système
Le Responsable Suivi-Évaluation et son Assistant administrent le système, assurant sa maintenance et l'intégrité des données. Ils peuvent gérer les utilisateurs, ajuster les paramètres du système et garantir la conformité avec les politiques du projet.
Utilisateurs et leurs Accès
Les utilisateurs du système se voient attribuer des rôles et des permissions spécifiques en fonction de leur responsabilité dans le projet. Voici un aperçu des rôles et de leurs accès :
1. Coordonnateur Général
Le Coordonnateur Général est l'utilisateur ayant accès à toutes les fonctionnalités du système, notamment la planification, le suivi des activités, l’analyse des performances, et l’archivage des documents.
- Planification et budgétisation des activités.
- Suivi global des activités et des résultats du projet.
- Accès aux indicateurs de performance et aux rapports d'évaluation.
- Gestion et archivage des documents du projet.
- Verrouillage et déverrouillage du PTAB.
- Gestion des utilisateurs et des privilèges.
2. Coordonnateurs Techniques
Les Coordonnateurs Techniques ont accès aux fonctionnalités liées à leur domaine d'activité. Ils peuvent planifier, suivre les résultats, visualiser les indicateurs et gérer les documents associés à leurs composantes spécifiques.
- Accès aux outils de planification et de suivi pour leur composante.
- Visualisation des indicateurs de performance pour leur domaine.
- Gestion des documents relatifs à leur secteur d’activité.
3. Porteurs d'Activités
Les Porteurs d'Activités ont un accès limité, principalement dédié à la planification, au suivi des activités et à l’archivage des documents. Ils peuvent aussi générer des rapports mensuels et trimestriels.
- Planification et suivi des activités dans leur secteur.
- Production des rapports mensuels et trimestriels.
- Archivage et gestion des documents relatifs à leurs activités.
- Réception d'alertes en cas de retard sur les activités ou la soumission des rapports.
4. Responsable Suivi-Évaluation et Assistant
Le Responsable Suivi-Évaluation et son Assistant administrent le système, assurent le suivi global des activités et gèrent les accès des utilisateurs.
- Suivi global des activités du projet.
- Gestion des utilisateurs et des accès.
- Maintenance et administration du système.
- Production des rapports d'évaluation globale du projet.