PROGICIEL INTEGRE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Quelque soit l’approche projet, la planification permet de déterminer la portée totale de l’effort, définir ou affiner les objectifs et développer la ligne d’action à mener pour atteindre ces objectifs et cela se met en place grâce à une programmation des différents processus.

De manière concrète, la répartition des crédits est faite selon la déclinaison opérationnelle des actions en activités, en tâches et en unités physiques. Ceci débouche sur trois outils inscrits dans la chaine PPBS : le Plan de Passation des Marchés (PPM), le Plan de Travail Annuel (PTA), le Plan de Consommation des Crédits (PCC).

Budgétisation

Consacre l’opérationnalisation des stratégies et programmation

Assiste les différents acteurs à suivre les étapes pour l’élaboration du budget programme comprenant des objectifs, des actions et des indicateurs de résultat en cohérence avec les ressources à mettre en place.

Procède à l’allocation des crédits de fonctionnement, du personnel et des investissements pour les différentes lignes de programmes.

Présente intégralement le calendrier d’élaboration du budget en prenant en compte les acteurs, l’organisation à mettre en place, les outils nécessaires et les résultats attendus à chaque étape.

Intègre les formats harmonisés des documents budgétaires (budget général, budgets annexes, comptes spéciaux, etc.).

Ce suivi évaluation s’appuie sur une batterie d’indicateurs permettant de mesurer et de contrôler la performance à travers la collecte et le traitement des renseignements pour repérer les anomalies en cours d’exécution pour y apporter des corrections et l’analyse du programme dans des limites définis au préalable qui sert à apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Ce module de suivi évaluation axé sur les résultats est fondamentalement un outil de gestion publique utiliser pour mesurer et évaluer les réalisations, pour ensuite réintroduire cette information dans les processus continus de gouvernance et de prise de décision (voir module planification, programmation et budgétisation). Pour y parvenir, les règles fondamentales régissant la comptabilité publique sont implémentées et paramétrées.

Il prend en compte tout le processus de recrutement du personnel, la mobilité, l’évolution des carrières, la fin de carrière, la période post carrière, le pilotage des ressources humaines et les formations. Ainsi, tout acte relevant du personnel est traité à travers le système et les projets d’actes générés automatiques à travers des modèles préalablement paramétrés.

La gestion du référentiel

Il applique les règles de protection des données aux traitements courants de gestion du personnel, tels que le recrutement, la gestion administrative du personnel, la rémunération ou encore la mise à disposition des salariés d’outils de travail.

Ces informations qui sont utilisées par l’ensemble des modules sont gérées et stockées de manière unique dans un système de référentiels.

Ainsi qu’un certain nombre de paramètres d’administration définis pour une gestion optimale du système :

• La gestion des utilisateurs (système multi utilisateurs capable de gérer plusieurs utilisateurs) ;
• La gestion des profils (chaque utilisateur n’aura accès qu’aux menus et aux données auxquels il a le droit) ;
• La gestion des habilitations (selon les métiers, les fonctions, les pouvoirs d’engagement et la matrice de délégation notamment) ;
• Le paramétrage des langues (anglais/français) avec la possibilité d’activer une des deux langues au choix de l’utilisateur ;
• La gestion des logs (trace de toutes les activités) ;
• Le suivi des connexions (time out, horaires des connexions, etc…) ;
• L’audit des mises à jour.

La gestion du pilotage des ressources humaines

Ce système couvre les fonctions de planification stratégique et d’aide à la décision pour le domaine des Ressources Humaines (recrutement, développement ou formation du personnel, rémunération des avantages, la gestion des temps de travail, entretien annuel des activités, les risques psychologiques et physique au travail et divers).

La gestion de l’évaluation du personnel

Cette fonction évalue la contribution de chaque agent au niveau de la performance collective, produit les informations sur les besoins en renforcement de compétences à travers un système d’évaluation des résultats individuels et de la performance collective.

Gestion des carrières et des mobilités ou affectation

Ce processus détermine les parcours professionnels individuels (gestion des talents ou collectifs, plan de mobilité, d’affectation ou de mutation) en s’appuyant sur les outils de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) et la Politique d’Evaluation du Personnel (PEP).

Traitement de la solde du personnel

Journal de paie du personnel détaché, affecté et recruté, qui se fait grâce à une grille salariale adoptée par le Conseil d’Administration concerné ou l’Autorité compétente.

Les états nécessaires à l’établissement des charges sociales de toutes catégories de personnel sous différents formats. La télé-déclaration des cotisations sociales (DIPE MAGNETIQUE) et les états de virement bancaire.

Le versement au trésor public de ces différentes cotisations telles que la CNPS et autres retenues du personnel détaché, affecté.

Simulations

Détermine et de prend en compte des informations primordiales (service, fonction, poste, année d’expérience, cotisations sociales, salaire net, temps plein ou temps partiel, etc.).

Suivi de différents budgets en parallèle, tableaux d’analyse intuitifs, simulation de calculs complexes (Fillon, prime d’ancienneté,…).

Bref, cette simulation vous permet de gérer les ressources humaines de votre entreprise, dans le but d’effectuer une meilleure gérance de votre chiffre d’affaires et vous aide à déterminer une prétention salariale adaptée au poste souhaité, à votre statut, et à votre année d’expérience.

Assurer la comptabilisation automatique des salaires

Enregistrement de l’ensemble des charges que l’entreprise consent pour disposer de son personnel salarié. Entrent en ligne de compte à la fois les salaires bruts, mais également les charges sociales patronales et les taxes y afférentes ; et se fait en combinant les écritures pour gagner du temps et permettre aussi de bien comprendre la logique desdites écritures en écriture unique souvent appelée « écriture de paie » ou « OD de salaire ».

Paramétrage

Prends en compte toutes les rubriques intervenant dans les éléments de salaire : salaire de base, primes, indemnités, retenues de toutes natures, le salaire brut, le salaire net, le salaire net à payer etc..,.

Calcul de la provision de départ à la retraite et de décès.

Constitue la méthode préférentielle pour le traitement des engagements de retraite à prestations définies.

Le principe d’allocation de veuvage est pris automatiquement en compte pour le calcul de la provision décès qui intègre tous les paramètres de calcul afin qu’elle constitue véritablement une aide financière versée par la sécurité sociale, et destinée au conjoint…

Alertes dans le système et L’audit des mises à jour

Ce contrôle de système est au cœur de la démarche d’audit, et vise à mettre en place des dispositifs de contrôles efficaces et performants permettant de maîtriser efficacement l’activité, et à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des trois objectifs que sont :

• la conformité aux lois et aux règlements,
• la fiabilité des informations financières, et
• la réalisation et l’optimisation des opérations.

En rapprochement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, ces contrôles sont plus centrées sur :

• l’évaluation de l’efficacité,
• la performance,
• la pérennité, et
• la sécurité de l’information.

Offre un Workflow de traitement

Encore appelé flux de traitement ou encore flux opérationnel en français, il présente les caractéristiques qui permettent de :

• Modéliser et d’analyser les problèmes du flux de travail,
• Connoter spécialement les technologies de l’information,
• Rendre convivial l’interaction homme-machine et
• Analyser les flux de travail permettant aux utilisateurs de développer des processus exécutables sans aucune familiarité avec le concept de programmation formelle.

Plus spécifiquement, le système intègre une fonction d’archivage électronique des bulletins et autres documents règlementaires.

• La note de présentation du projet et la saisine de la commission de passation des marchés compétente ;
• Le dossier d'appel d'offres ou de consultation ;
• L'avis d'appel d'offres ;
• Le communiqué de publication de l’avis d'appel d’offres
• La proposition d'attribution des résultats au Maître d'Ouvrage ;
• La décision d'attribution du marché ;
• Le communiqué d'attribution du marché ;
• La note de présentation du marché et la saisine de la commission de passation des marchés compétente ;
• Le marché ou la Lettre Commande.

• Une production automatique de tous les actes administratifs
• Un accès à l'information quel que soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés
• Une gestion des versions avec la capacité de tracer les modifications
• Une réduction drastique des volumes de stockage des documents papier
• Une facilité et rapidité pour trouver un document
• Un interfaçage du système documentaire avec d'autres outils métier ou workflow
• Une réduction du risque de perte d'une information importante
• Une cohérence avec les exigences des systèmes qualité
• Un renforcement du contrôle des informations sensibles
• Une facilité de gestion et maîtrise des droits d'accès

Bref, il permet d'améliorer l'efficacité d'une organisation et le contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l'entreprise.

Création et Capture de documents

Trois entrées sont possibles dans le système :

• des documents nativement digitaux, par exemple un formulaire sur un site internet ;
• des documents papiers qu'il conviendra de scanner pour les convertir en fichiers électroniques ;
• les créations directes dans le logiciel de GED. Concernant les documents dématérialisés par nature, un point important est l’intégration d’une grande diversité de formats : email, Word, Excel, jpeg, etc.

Indexation

Lorsque la base documentaire atteinte des milliers d'entrées, la recherche devient complexe. Pour faciliter l'accès aux données, le logiciel indexe les documents pour faciliter et accélérer la recherche. L'indexation se réalise sur le contenu même, à partir de métadonnées (mots décrivant le document : titre, auteur...) ou de mots clés issus d'une catégorisation (taxonomie).

Stockage

Cette Fonction est au cœur de la solution avec des enjeux forts aussi bien au niveau de la capacité du système de stockage pour conserver d'innombrables documents, qu'à sa fiabilité dans le temps tout en permettant des accès rapides, compatibles avec les contraintes du métier.

Diffusion et consultation

Partager des documents auprès de plusieurs utilisateurs, de les modifier, de les recevoir à un moment précis dans un processus donné pour une action prévue. Ils sont consultables à partir de différents terminaux : ordinateur de bureau, tablette, Smartphone, etc...

Les règles de gestion des droits définissent ce que chacun est autorisé de faire : lire, modifier, etc.

https://www.manager-go.com/organisation-entreprise/gestion-electronique-des-documents.htm